Sie zahlen Personal für Arbeit, die längst von allein laufen könnte.

Was wir für Ihren Betrieb tun

Vier Arten von Arbeit, die in kleinen Betrieben liegen bleiben. Welche davon sich bei Ihnen lohnt, klärt die Analyse-Woche.

Was bei Ihnen bleibt

Ein Beispiel aus der Praxis

Bei einem Fachhändler für Kassensysteme kommt jeden Monat ein Teil der Lastschriften zurück. Jede muss von Hand erkannt und die Rechnung wieder auf „offen" gesetzt werden. Das bindet einen erheblichen Teil der Arbeitszeit im Backoffice — Woche für Woche.

Die Lösung war hier kein neues System. Das vorhandene ERP konnte alles, was nötig war — es wurde nur von Hand bedient. Wir haben die Schnittstelle genutzt — die Stelle, an der ein Programm seine Daten an ein anderes weitergibt — und den Ablauf automatisiert.

Inzwischen laufen dort drei Abläufe: Geldeingänge werden gebucht, Rücklastschriften erkannt und zurückgebucht — samt Gebührenbeleg und Zahlungsaufforderung —, und die Monatsrechnungen werden angelegt und verschickt. Zweimal am Tag gleicht der Automat Bank, ERP und seine eigenen Buchungen ab und meldet jede Abweichung. Die Geschäftsführung sieht den Stand in einer Übersicht.

Wo KI wirklich hilft — und wo nicht

Ein Ablauf besteht aus vielen kleinen Schritten. Die allermeisten davon brauchen keine KI. Ein Beispiel, Schritt für Schritt:

Vier von sechs Schritten brauchen keine KI. Das ist Absicht. Feste Regeln sind zuverlässiger, billiger — und Sie können jederzeit nachsehen, warum etwas so entschieden wurde.

KI kommt nur an den zwei Stellen dazu, an denen Text gelesen oder geschrieben werden muss. Dort steckt ein Sprachmodell dahinter: ein Programm, das Text versteht und formuliert.

Wir sagen Ihnen vorher, an welchen Stellen wir was einsetzen — und warum.

KI-Agenten, die wir für Ihren Betrieb bauen

Der Ablauf oben ist eine feste Kette. Schritt eins, dann zwei, dann drei — immer gleich. Das ist gut so. Bei einer Anfrage, aus der ein Angebot werden soll, gibt es nichts zu entscheiden.

Nur: Nicht jede Mail ist eine Anfrage.

Eine feste Kette bräuchte für jeden dieser Fälle einen eigenen Ablauf. Und für den Fall, an den niemand gedacht hat, hätte sie keine Antwort.

Ein Agent entscheidet den nächsten Schritt selbst. Er liest die Mail, erkennt worum es geht, holt sich die passenden Daten aus Ihrem System und legt Ihnen einen fertigen Vorschlag hin.

Der Unterschied zu einem Chatbot

Ein Chatbot antwortet. Ein Agent tut etwas.

Der Chatbot auf einer Website kennt Antworten, die vorher jemand eingetippt hat. Er kann nicht in Ihre Warenwirtschaft schauen, keinen Termin eintragen und kein Angebot anlegen. Ein Agent darf genau das — weil er Zugang zu Ihren Systemen bekommt.

Und genau deshalb ist die nächste Frage die wichtigere.

Was ein Agent bei uns nicht darf

Ein Programm, das selbst entscheidet und dabei in Ihre Systeme schreibt, kann auch selbst Fehler machen. Deshalb gilt bei uns von Anfang an:

• Nichts verlässt das Haus ohne Ihre Freigabe. Der Agent legt vor, Sie entscheiden. Auch dann noch, wenn er hundertmal richtig lag.
• Kein Geld. Keine Zahlung, keine Gutschrift, keine Preiszusage. Das bleibt bei Menschen.
• Jeder Schritt ist nachlesbar. Sie sehen, was er getan hat und woraus er es geschlossen hat — nicht nur das Ergebnis.

Wann ein Agent — und wann eine feste Regel

Ein Agent kostet mehr als eine Regel. In der Einrichtung und bei jedem einzelnen Vorgang. Er lohnt sich dort, wo die Fälle sich unterscheiden.

Die meisten Betriebe brauchen beides — an unterschiedlichen Stellen. Was bei Ihnen was ist, steht am Ende der Analyse-Woche. Vorher wäre es geraten.

Vier Bereiche, in denen wir arbeiten

Diese vier Bereiche gibt es in jedem Betrieb — mit fünf Leuten genauso wie im mittelständischen Unternehmen mit fünfzig. Welche Geschäftsprozesse sich darin bei Ihnen automatisieren lassen, ergibt die Analyse.

Die Struktur ist fast überall dieselbe: Daten kommen in einem Format herein, das ein anderes System nicht lesen kann. Wo das bei Ihnen zutrifft und was sich davon lohnt, steht am Ende der Analyse-Woche.

Drei Beispiele, was das konkret heißt

Keine Referenzen, sondern Abläufe, wie wir sie bauen würden. Ob sie bei Ihnen so möglich sind, hängt an Ihren Systemen — das klärt die Analyse.

Was kostet die Handarbeit heute?

Drei Angaben genügen. Die Rechnung zeigt nur, was Sie heute ausgeben — nicht, was Sie sparen würden. Das wäre geraten.

Auch der Weg zum Auftrag ist ein Ablauf

Ein Betrieb schickt im Monat vierzig Angebote heraus. Nachgefasst wird bei denen, an die sich jemand erinnert. Die übrigen laufen still aus. Niemand hat dabei einen Fehler gemacht — es ist Handarbeit, und Handarbeit vergisst.

Der Weg von der ersten Anfrage bis zum Auftrag ist ein Ablauf wie jeder andere. Er lässt sich aufnehmen, messen und in Teilen automatisieren:

• Nach jedem abgeschlossenen Auftrag fragt das System von sich aus nach einer Bewertung — mit dem Hinweis, dass man solche Nachrichten jederzeit abbestellen kann.
• Offene Angebote melden sich selbst, statt in Vergessenheit zu geraten.
• Kunden, von denen seit zwei Jahren nichts kam, stehen als Liste bereit — nicht als Ahnung.
• Anruf, WhatsApp und Formular laufen an einer Stelle zusammen, nicht in drei Postfächern.

Das ist keine Werbung. Es ist der Umgang mit dem, was ohnehin schon da ist: Anfragen, Angebote, Bestandskunden, zufriedene Auftraggeber. Für viele Betriebe liegt dort mehr als in einem zusätzlichen Werbebudget.

Wo Kunden angeschrieben werden, richten wir es so ein, dass die Vorgaben des Wettbewerbsrechts eingehalten werden können — auch wenn eine Idee dadurch kleiner ausfällt. Ob sich der Aufwand bei Ihnen lohnt, ergibt die Analyse. Wie bei jedem anderen Ablauf auch.

Ob dazu bezahlte Werbung gehört, ergibt ebenfalls die Analyse. Geschaltet und betreut würde sie von Ihnen oder Ihrer Werbeagentur — nicht von uns.

Zahlen, die niemand zusammenstellt

Fragen Sie einen Betriebsinhaber, welcher Kunde am längsten braucht, bis er zahlt. Meist kommt eine Schätzung. Die Antwort steht im System — sie wurde nur nie ausgerechnet.

Auswertungen scheitern selten am Wissen. Sie scheitern daran, dass jemand die Zahlen aus zwei oder drei Systemen von Hand zusammensuchen müsste. Das macht niemand freiwillig ein zweites Mal.

• Offene Posten nach Alter — nicht als Summe, sondern nach Kunde und nach Tagen.
• Was ein Auftrag am Ende getragen hat, nach Abzug der Nacharbeit.
• Welche Leistungen regelmäßig erbracht, aber nie abgerechnet werden.
• Wo Angebote hängen bleiben — und ab welchem Betrag es passiert.

Der Aufwand steckt einmalig im Zusammenführen. Danach kommt die Auswertung von selbst: als Mail am Montagmorgen, nicht als Programm, das noch jemand bedienen muss.

Was davon möglich ist, hängt an Ihren Systemen. Manche geben ihre Daten sauber heraus, andere gar nicht. Auch das steht am Ende der Analyse-Woche.

Unser Vorgehen in drei Schritten

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   Analyse-Woche

   Eine Woche nehmen wir Ihre Prozesse und Systeme so auf, wie sie im Betrieb wirklich gelebt werden — bis hin zum Weg von der Anfrage zum Auftrag.

   • Blick in Ihre Systeme, per Bildschirmfreigabe
   • Gespräche mit Ihren Leuten
   • Komplett online — keine Besuchstermine
   • Am Ende schwarz auf weiß: was sich lohnt und was nicht

   Festpreis 1.490 € — wird bei Beauftragung verrechnet.

   Das haben Sie danach in der Hand

   Eine schriftliche Aufstellung, was sich lohnt und was nicht. Sie gehört Ihnen, auch wenn Sie nichts umsetzen. Im Anschluss ein Angebot mit Umfang, Aufwand und Preis.

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   Umsetzung

   Gebaut wird in den Systemen, die Sie schon haben. Was dort fehlt, sagen wir Ihnen — statt es vorher zu versprechen.

   • Festpreis je Prozess, ab 4.900 € — genau beziffert nach der Analyse
   • In Ihrem vorhandenen ERP, nicht daneben
   • Ob ein Wechsel sich rechnet, ist Teil des Ergebnisses
   • Sie sehen bei jedem Schritt, was wo passiert

   Das haben Sie danach in der Hand

   Den Ablauf, der in Ihren Systemen läuft — und zu jedem Vorgang nachlesbar, was passiert ist und warum.

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   Einführung

   Wir begleiten die Einspielphase, bis der Ablauf im Alltag trägt.

   • Tägliche Selbstkontrolle gegen Bank und ERP — Abweichungen werden gemeldet
   • Betreuung danach: Wartung, Störungen, Anpassungen
   • Monatlich kündbar
   • Müssen Sie aber nicht

   Das haben Sie danach in der Hand

   Einen Ablauf, der im Alltag trägt — und auf Wunsch die Betreuung danach: Wartung, Störungen, Anpassungen. Monatlich kündbar.

Erst die Analyse, dann der Preis

Jeder Betrieb ist anders — deshalb prüfen wir zuerst und machen dann ein Angebot. Die Analyse-Woche klärt, welcher Ablauf sich lohnt; danach bekommen Sie ein festes Angebot statt einer Schätzung. Sie wird berechnet, und ihr Ergebnis gehört Ihnen auch dann, wenn Sie danach nichts umsetzen.

Daran messen wir jeden Ablauf: Bringt er mehr Anfragen, mehr Zeit oder mehr Geld? Wenn nicht, raten wir ab.

Im Anschluss erhalten Sie ein Angebot mit Umfang, Aufwand und Preis. Sie entscheiden dann, ob und was davon umgesetzt wird — auch nichts zu tun ist eine mögliche Antwort.

Der laufende Betrieb — Überwachung, Pflege, kleinere Anpassungen — ist optional und monatlich kündbar. Erst ab dem Zeitpunkt, an dem der Ablauf stabil läuft.

Noch Fragen?

Wer wir sind, warum das Thema gerade jetzt ansteht und was Kunden uns sonst noch fragen — das steht gesammelt auf einer eigenen Seite.

Fragen und Antworten

Kurzcheck

Vier Fragen, keine zwei Minuten. Danach wissen wir, ob sich ein Gespräch für Sie lohnt — und Sie haben nichts erklärt, was Sie nicht erklären wollten.

Kontakt

Ein kurzes Gespräch reicht, um einzuschätzen, ob sich das Thema für Sie lohnt. Wenn nicht, sagen wir das auch.